Es scheint eine Independent Dame zu sein (wenn ich es richtig heraus lese?) und da musst du es mit ihr im Direktkontakt klären, egal was wir dir hier als üblich sagen, sie selbst muss ja das Entgegenkommen zeigen. Normal/anständig wäre, dass sie von alleine direkt dazu gesagt hätte, dass sie beim nachholen (falls gewünscht) dann selbst die Anreise trägt. Falls du nicht nachholst, sollte sie es erstatten. Erst Recht, wenn ihr Euch gut kennt/Kulanz.
Sollte ein trauriger Grund vorliegen, kann man ja noch etwas abwarten, vielleicht durch emotionalen Stress nicht von alleine angeboten, sollte nach Zeit X aber noch kein Schritt in die Richtung kommen, offen/freundlich nachhaken.
Im Falle der Agenturbuchung - die Dame beauftragt die Agentur, ausgefallene Kosten müssen also auch hier rechtlich von der Dame erstattet/ausgeglichen werden, in der Regel gibt es für solche Fälle auch eine Absprache oder Klausel. Wenn Damen bisher bei PLE von sich aus absagen mussten wegen Trauerfall/krank etc. wurde das Date meist danach nachgeholt und dann sind natürlich nicht erneute Reisekosten angefallen bzw. wenn nur die Differenz (zb. falls das Nachholdate weiter weg / woanders ist). Allerdings bestanden manche Herren von sich aus darauf, trotzdem erneut Reisekosten zu bezahlen (zb. wenn Herr Dame gut kannte/traurige Gründe), aber nötig/erwartet wurde das nicht.
Dass Flugtickets nicht erstattungsfähig sind - ist ja zu 90% so, denn würde man die komplett erstattungsfähige Variante buchen/auswählen, würden 90% der Herren der Dame/Agentur aber ganz schön einen husten, denn die liegen um ein viel vielfaches höher und so hohe Reisekosten möchten ja die meisten nicht bezahlen. Es gibt zwar teils günstige Versicherungen im Falle von Krankheit etc. meist greift das aber nur in Ausnahmefällen/schweren Krankheiten.